Dienstreise in der Entgeltabrechnung

Mit dem Jahreswechsel stehen neben klassischen Reisekosten auch neue Aspekte der Dienstreiseabrechnung im Fokus der Entgeltabrechnung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Entgeltabrechner:innen Dienstreisen fachlich sauber erfassen und abrechnen – unter Berücksichtigung aktueller Entwicklungen und rechtlicher Neuerungen für 2026. 

Dienstreise als berufliche Auswärtstätigkeit 

Grundsätzlich gilt eine Dienstreise als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, bei der Mitarbeitende außerhalb ihres üblichen Arbeitsortes tätig werden (Definition nach Einkommensteuergesetz und Dienstreiserecht). 

Dienstreisen unterscheiden sich von anderen beruflichen Tätigkeiten dadurch, dass sie einen konkreten beruflichen Anlass haben und eine klare zeitliche und örtliche Abgrenzung aufweisen. 

Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies: Es müssen sowohl arbeitszeit- als auch lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte berücksichtigt werden, wenn Mitarbeitende auf Dienstreise gehen.

Praxisbeispiel: Ein:e Mitarbeitende:r fährt für zwei Tage zu einem Kundenstandort. Für die Entgeltabrechnung ist zu prüfen:

• Liegt weiterhin die erste Tätigkeitsstätte vor oder eine Auswärtstätigkeit?
• Sind Verpflegungspauschalen steuerfrei zu erstatten?
• Wie werden Reisezeiten arbeitszeitrechtlich bewertet

Typische Kostenbestandteile bei Dienstreisen 

Im Rahmen einer Dienstreise entstehen regelmäßig verschiedene Aufwandsarten, die korrekt zugeordnet und steuerlich sowie sozialversicherungsrechtlich gebucht werden müssen: 

• Fahrtkosten (z. B. Fahrt mit Bahn, Flugzeug oder Nutzung des privaten PKW) 
• Übernachtungskosten 
• Verpflegungsmehraufwendungen 

Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, Visagebühren, Internetkosten) 

Für Entgeltabrechner:innen ist entscheidend, diese Kostenarten jeweils der richtigen Lohnart zuzuordnen – z. B. steuerfreie Fahrtkostenerstattung, steuerfreie Verpflegungspauschale oder ggf. steuerpflichtige Arbeitgeberleistung.

Neu für 2026 ist, dass sich durch aktuelle BMF-Schreiben und pauschale Sätze in der Reisekostenpraxis auch Auswirkungen auf die steuerfreie Erstattung dieser Kosten ergeben. Hierzu zählen aktualisierte Pauschalen und Nachweispflichten für Verpflegungsmehraufwand und Auslandsdienstreisen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden müssen.

Abgrenzung von Privatem 

Bei Dienstreisen, die mit privaten Aufenthalten kombiniert werden, kommt es regelmäßig zu Besonderheiten in der Abrechnung. Entscheidend für die korrekte Entgelt- und Reisekostenabrechnung ist eine eindeutige Abgrenzung zwischen beruflich und privat veranlassten Reiseabschnitten. 

Praxisbeispiel: Ein:e Mitarbeitende:r verlängert eine zweitägige Dienstreise um ein privates Wochenende. Die Übernachtungskosten für die rein privaten Tage sind nicht steuerfrei erstattungsfähig. Auch bei Flugkosten ist zu prüfen, ob Mehrkosten durch die private Verlängerung entstanden sind.

Für die Entgeltabrechnung bedeutet das:
Private Kostenanteile dürfen nicht als steuerfreie Reisekostenerstattung verbucht werden, sondern sind entweder vom Mitarbeitenden zu tragen oder als geldwerter Vorteil zu behandeln.

Aktuelle Themen 2026: Pauschalen und Erstattungen 

Mit Wirkung zum 1. Januar 2026 wurden verschiedene Pauschalen im Reisekosten- und Dienstreisekontext angepasst. Dazu zählen unter anderem: 

• Die Anpassung der Verpflegungspauschalen im In- und Ausland. 
• Aktualisierte Pauschbeträge für Reisenebenkosten und Übernachtungen in einzelnen Ländern. 
• Verstärkte Anforderungen an die Dokumentation bei steuerfreien Arbeitgebererstattungen. Im Fokus stehen insbesondere elektronische Belegnachweise und digitale Archivierung im Rahmen von Betriebsprüfungen.

Für die Entgeltabrechnung ist zudem relevant, dass bei der Nutzung privater Fahrzeuge auf Dienstreisen weiterhin die gesetzlich festgelegte Kilometerpauschale zur Anwendung kommt. Dabei sind bei der Nutzung des privaten PKW steuerlich zulässige Pauschbeträge zu beachten, die für 2026 bestätigt wurden. 

Hinweis: Wird eine höhere Kilometererstattung gezahlt als steuerlich zulässig, ist der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig als Arbeitslohn zu behandeln.

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Dienstreise und Arbeitszeit 

Bei der Entgeltabrechnung spielt auch die Frage eine Rolle, ob Dienstreisen als Arbeitszeit zählen. Dauer, zeitliche Einordnung und Tätigkeit vor Ort beeinflussen die sozialversicherungsrechtliche Bewertung. 

Beispielsweise können bestimmte Reisezeiten als Arbeitszeit anzusehen sein, wenn sie im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit anfallen. Dies hat direkte Auswirkungen auf das Arbeitszeitkonto, Zuschläge und Lohnsteuerberechnung. 

Praxisbeispiel: Reisezeit während der regulären Arbeitszeit gilt in der Regel als Arbeitszeit. Reisezeit außerhalb der regulären Arbeitszeit ist arbeitsvertraglich zu bewerten und kann zuschlagspflichtig sein.

Dokumentation und Belegwesen 

Eine fachlich korrekte Dienstreiseabrechnung setzt eine systematische Dokumentation aller relevanten Belege voraus. Dies umfasst Nachweise für Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegung und Reisenebenkosten. 

Schwerpunkte der Dokumentation sind: 

• Zweck und Umfang der Dienstreise 
• Zeitraum und Orte der Auswärtstätigkeit
• Einzelbelege oder anerkannte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen 
• Nachweis über die dienstliche Veranlassung (z. B. Terminkalender, Dienstreiseantrag) 

Abrechnung im Entgelt- und Lohnsystem 

Die Erstattung oder Übernahme von Dienstreisekosten erfolgt in der Entgeltabrechnung steuer- und sozialversicherungsfrei, soweit gesetzliche Voraussetzungen eingehalten werden. 

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle erstatteten Aufwände als steuerfreie Erstattungen im Lohnsystem erfasst werden. Dazu gehören u. a. die richtig eingeordneten Verpflegungspauschalen, Fahrtkostenerstattungen und Übernachtungspauschalen. 

Konkret bedeutet das:

• Anlage korrekter Lohnarten (steuerfrei, sv-frei)
• saubere Trennung zwischen Erstattung und steuerpflichtigem Arbeitslohn
• korrekte Kennzeichnung in der Lohnsteuerbescheinigung, sofern relevant

Prozessuale Herausforderungen und Tipps 

In der Praxis führen Dienstreisen regelmäßig zu spezifischen Herausforderungen bei der Entgeltabrechnung: 

• Abgrenzung zwischen Dienstreise und beruflicher Auswärtstätigkeit 
• Integration von Pauschalbeträgen und Einzelbelegen im Lohnsystem 
• Berücksichtigung aktueller Pauschalen für 2026 
• Sicherstellung der steuerfreien Erstattung 

Viele Unternehmen setzen verstärkt auf integrierte Reisekosten- und Entgeltlösungen, um Medienbrüche zu vermeiden. Eine enge Verzahnung zwischen Reisekostenmodul und Lohnabrechnung reduziert manuelle Fehlerquellen.

Abgrenzung zum Thema „Reisekostenabrechnung“ 

Während dieser Beitrag den Fokus auf die dienstreisebezogene Behandlung in der Entgeltabrechnung legt, behandelt der gesonderte Artikel zur Reisekostenabrechnung die allgemeinen Grundlagen, Pauschalen und Prozesse zur Reisekostenabrechnung im Unternehmen. 

• Dienstreise in der Entgeltabrechnung bedeutet, die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte korrekt in der Lohnabrechnung abzubilden. 

• Die Reisekostenabrechnung umfasst dagegen die Ermittlung und Erstattung der reisekostenrechtlichen Ansprüche (z. B. Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand) unabhängig von der Entgeltabrechnung. 

Beide Bereiche sind eng verbunden, müssen aber aus fachlicher Perspektive getrennt betrachtet werden.